Come abbiamo visto nel nostro articolo precedente, a chi se lo è perso consigliamo di andarlo a vedere, l’azienda per essere al massimo delle sue potenzialità produttive deve essere organizzata attraverso determinati criteri e se già lo è dovrà essere riorganizzata. Questo compito è affidato all’imprenditore, colui che è preposto a tale mansione.
Elementi da organizzare
Per poter organizzare al meglio l’impresa si deve fare in modo che le risorse, tutte nel loro complesso sia coordinata al meglio dall’ingresso all’uscita informativa. Per fare ciò sarà necessario attuare una serie di processi che vadano ad orientarsi direttamente al risultato finale. Ci sono dei fattori che vanno a determinare più di chiunque altro l’organizzazione dell’azienda che mira ad un risultato positivo:
- Scegliere la struttura organizzativa da adottare
- Dimensionare le risorse
- Entrare in merito del concetto di gestione dei processi
- Possedere dei processi standardizzati e sistematici
- Coordinare e regolare le diverse risorse
- Saper gestire i carichi di lavoro
- Monitorare le performance
- Controllare la circolazione dei flussi informativi
Praticamente all’interno dell’impresa che si pone degli obiettivi chiari, queste componenti sono fondamentali, sempre controllate, analizzate e monitorate affinché si sia pronti ad un eventuale intervento e cambio di programma.
Processi e funzioni aziendali
Per riuscire ad organizzare i flussi aziendali bisogna creare dei processi tali da poterli gestire in maniera sistematica. Per riorganizzare i processi all’interno di un’azienda si dovrà prima capire come classificarli e quanti flussi essi generano all’interno dell’attività. I processi ed ii flussi sono ordinati e affidati alle sotto categorie
- processi primari
- processi secondari
- processi direzionali
- processi di controllo
- processi operativi
Per renderli ben organizzati vanno creati o individuati, trasformati in grafici ben leggibili in modo da poterli coordinare al meglio dato che sarà semplice a questo punto poterli monitorare. Un processo viene creato in maniera libera per far si che ci sia possibilità di spaziare ed intervenire con delle decisioni postume. Nei processi le decisioni sono strutturate in base a delle regole decise in anticipo.
Flussi informativi e come organizzarli
I flussi informativi sono fondamentali per la riuscita di un’azienda. Se manca la comunicazione, manca l’informazione e quindi ne va della riuscita dell’andamento lavorativo. Organizzare il flusso di informazioni contribuirà a diffondere diverse visioni, diverse missioni o obiettivi in modo da mantenere sempre concreta e in primo piano la motivazione di chi è addetto ad una cera mansione. Riuscire ad organizzare inoltre riuscirà a migliorare anche l’immagine dell’azienda, una visione dall’esterno chiara e credibile in modo da dare il massimo della fiducia ai clienti dell’impresa.
Il personale e la sua organizzazione
Risorse umane, il personale. Spostare persone nei dipartimenti secondo le loro esigenze, le loro attitudini, le loro mansioni e optare per nuove assunzioni mirate, farà si che all’interno dell’azienda arrivino figure professionali alle quali assegnare i compiti da svolgere. Per aumentare il successo nel processo di impresa si dovrà favorire il collegamento tra strumenti, attività, risorse e strategie. Coordinare è la parola d’ordine ma per far si che il processo funzioni al meglio si dovrà possedere la capacità di predisporre i ruoli in strutture in modo che il personale abbia un ambiente confortevole, adatto e pronto per poter svolgere in modo produttivo la propria mansione.
Carichi di lavoro e organizzarli al meglio
Dimensionare le risorse permetterà all’azienda di riuscire a calcolare il carico di lavoro che occorre ad ogni area o ad ogni divisione aziendale, che sia un collaboratore o un intero ufficio. Riuscendo a dimensionare il carico di lavoro permetterà di valutare il livello delle prestazioni del lavoro stesso e di migliorarle se ci si rende conto che non riescono più a soddisfare le richieste e le esigenze della propria clientela.
Organizzare ruoli e mansioni
Per avere un’organizzazione massimale e controllata si dovrà fare molta attenzione nel momento in cui vanno assegnati i ruoli e le mansioni al personale e ai professionisti interni all’azienda. Tutte le risorse, una ad una saranno definite nel proprio ruolo ma contemporaneamente dovranno anche riuscire a cooperare con altre figure professionali in modo da raggiungere insieme tutti gli obiettivi prefissati. Riuscire a dividere e distribuire in maniera ottimale i ruoli e i compiti fa si che ogni figura riuscirà a garantire una maggiore riuscita lavorativa che sicuramente andrà a migliorare la propria produttività di settore. Nel momento in cui ognuno fa il proprio lavoro, riguardo il proprio ruolo, per il quale è professionalmente qualificato, si riusciranno a evitare delle sovrapposizioni di ruoli e si renderà l’intero sistema molto più efficiente. Non è assolutamente un’operazione da sottovalutare, anzi al contrario è un delle prime che l’imprenditore dovrà tenere in considerazione per far si che vengano ottimizzate al massimo le qualifiche e le competenze. Inoltre da non prendere sotto gamba è l’ambiente in cui le risorse umane andranno a lavorare e la loro posizione. Un personale che lavora con chiarezza e in un ambiente organizzato sarà sicuramente più produttivo.